Huishoudelijk Reglement (HRR)
Inleiding
Het Huishoudelijk Reglement geeft een aantal spelregels, die tot doel hebben, de gang van zaken binnen de vereniging soepel te laten verlopen. Zo geeft het regels voor het gedrag tussen de leden onderling, tussen de leden en het bestuur, alsook tussen de bestuursleden onderling. Hiermee staat het enerzijds naast de Statuten, terwijl het anderzijds een verbijzondering of een uitbreiding van de Statuten betreft.
Lidmaatschap, rechten en plichten van de leden Artikel 1A
Het lidmaatschap, dat inhoudelijk nader omschreven is in artikel 5, lid 2 van de Statuten, wordt verkregen door een besluit van het bestuur en wel naar aanleiding van een hiertoe door de aanvrager ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier.
Artikel 1B Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient vermeld te worden: naam, voornamen, woonplaats, adres en geboortedatum, alsmede de tenniservaring. De betekenis van de in deze aanmelding gevraagde tenniservaring is gelegen in het feit, dat voor een beginnende tennisspeler het nemen van tennislessen verplicht is.
Artikel 2 Opzegging van het lidmaatschap, als bedoeld in artikel 6, lid 1, onder b van de Statuten, geschiedt voor 1 november van het lopende verenigingsjaar, dan wel op dezelfde wijze binnen drie dagen na afloop van de algemene ledenvergadering, indien deze na 1 november plaats vindt.
Artikel 3A De leden zijn verplicht om adresveranderingen zo snel mogelijk aan het secretariaat door te geven.
Artikel 3B Leden zijn verplicht de contributie, en indien van toepassing het entreegeld, te voldoen voor 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar. Begint het lidmaatschap na 1 april, dan geldt een betalingstermijn van veertien dagen na het begin van het lidmaatschap.
Artikel 3C Bij niet tijdige betaling zal vanaf één maand na de vervaldag de geldende wettelijke rente verschuldigd zijn, alsmede een bedrag van minimaal € 25,- in verband met aanmaningskosten en kosten voor het KNLTB lidmaatschap. Indien een lid - na in gebreke te zijn gesteld - nalatig blijft te betalen, zal hij alle kosten moeten vergoeden die de vereniging ter incasso van haar vordering moet maken, zulks met een minimum van 15% van de openstaande vordering. Het bestuur kan zowel in als buiten rechte passende maatregelen nemen ter incasso van haar vordering.
Artikel 3D Uitsluitend in geval van ziekte en/of blessure kan een lid zich tot het secretariaat wenden met verzoek om (gedeeltelijke) teruggave van de contributie. De ingangsdatum voor teruggave wordt vastgesteld op maximaal veertien dagen voor de datum waarop het verzoek wordt gedaan, tenzij uit een doktersverklaring anders blijkt. Gelijktijdig met het verzoek dient de spelerspas aan het secretariaat in bewaring te worden gegeven en wel tot het moment van herstel. 2010 Huishoudelijk Reglement A.T.C. Slotervaart Pagina 2 van 5 Indien aan het einde van het seizoen blijkt dat aan bovenstaande voorwaarden is voldaan en dat de verhindering ten minste drie maanden heeft geduurd, zal de betaalde contributie naar evenredigheid worden teruggeven onder aftrek van € 25,- kosten. Het bestuur kan in voorkomende gevallen anders beslissen.
Artikel 4 De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de baanexploitant en/of het bestuur. Het baanreglement houdt onder meer in, dat elk lid dat wil tennissen, zich dient in te schrijven op het speeltijdenbord.
Artikel 5 Leden en hun introducés zijn verplicht om op de baan tenniskleding te dragen.
Artikel 6 De leden hebben het recht alle bijeenkomsten, geen bestuurs-, kascommissie- en TC vergaderingen zijnde, wedstrijden en andere evenementen van de vereniging bij te wonen.
Algemene Vergaderingen
Artikel 7 De jaarlijkse algemene ledenvergadering (hierna aangeduid als ALV) wordt gehouden voor 1 december en dient bijeengeroepen te worden op de wijze als bedoeld in artikel 13 van de Statuten.
Artikel 8 De agenda van de algemene vergadering bevat, in aanvulling op de uit artikel 12 van de Statuten voortvloeiende punten, elk voorstel dat ten minste zeven dagen voor de verzending van de uitnodigingen door ten minste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend.
Artikel 9 Bij elk agendapunt op een vergadering wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid tijdens de vergadering naar voren gebracht voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een ALV ondersteund door tenminste vier andere leden. Het bestuur beslist in voorkomende gevallen over de samenhang.
Artikel 10 Kandidaatstelling voor een door de ALV te vervullen functie, geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 11 De voorzitter heeft in de vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 12 De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie bestuursleden dit wensen. 2010 Huishoudelijk Reglement A.T.C. Slotervaart Pagina 3 van 5 Een bestuursvergadering wordt door de voorzitter bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke uitnodiging, ten minste veertien dagen voor de datum van de vergadering. Hij is daartoe verplicht op verzoek van ten minste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen vier dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Besluitvorming in Algemene Vergaderingen
Artikel 14 Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Artikel 15 Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. Indien meerdere personen zich voor een functie kandidaat hebben gesteld, wordt altijd gestemd.
Artikel 16 Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige - en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.
Artikel 17 In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die zich kandidaat heeft gesteld op de wijze als bij de Statuten en het Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.
Het bestuur en de bestuursvergadering
Artikel 18 Mocht in een vergadering bij een even aantal aanwezige bestuursleden een stemming geen uitsluitsel opleveren, dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
Artikel 19 In de eerste vergadering na de ALV wordt door het bestuur een vice-voorzitter gekozen. Deze treedt bij ontstentenis van de voorzitter in diens rechten en plichten. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid, worden diens werkzaamheden overgenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur. Het tijdelijk bestuur mag uit minder dan vijf, maar ten minste uit drie leden bestaan.
Artikel 20 Elk bestuurslid is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en tot het daarin uitbrengen van zijn stem. 2010 Huishoudelijk Reglement A.T.C. Slotervaart Pagina 4 van 5
Artikel 21 Op de ALV treedt ieder bestuurslid af, maar is direct herkiesbaar. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de aftredende bestuursleden, geschiedt in de eerste ALV, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervanging van een tussentijds ontstane vacature, treedt af bij de eerstvolgende ALV, maar is direct herkiesbaar.
Artikel 22 Het bedrag, als bedoeld in artikel 10, lid 3, onder c van de Statuten, wordt gesteld op € 5.000,-.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 23 Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledig administratie bij te houden van: a. Namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen; b. Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur; c. De bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welk gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Commissies
Artikel 24 Het bestuur of de ALV kan één of meerdere commissies instellen en deze voorzien van algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de commissie. Naast de in artikel 11, lid 4 van de Statuten verplichte kascommissie, kent de vereniging ten minste een technische- en een jeugdcommissie. De benoemde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk ten opzichte van het verenigingsorgaan die deze heeft ingesteld. Een commissie, met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, kan te allen tijde worden ontbonden door het verenigingsorgaan die deze heeft ingesteld. Ook kunnen één of meer leden worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 26 Door de algemene vergadering wordt, voor de duur van één jaar een technische commissie ingesteld (hierna aangeduid als TC), bestaande uit een oneven aantal leden. Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in de TC. De TC benoemt uit haar midden een of meer wedstrijdsecretarissen. De werkzaamheden van de TC bestaan uit: a. Het adviseren van het bestuur in die aangelegenheden waarbij de speelsterkte aan de orde is; b. Het bezorgen en verzorgen van het materiaal op en van de banen, voor zover dit tot de verantwoordelijkheid van de vereniging behoort; c. Het organiseren van ten minste de competities en de clubkampioenschappen.
Artikel 27 De jeugdcommissie bestaat uit ten minste drie leden. De taken van de jeugdcommissie zijn het toezicht houden op de juniorleden en het behartigen van de belangen van deze leden binnen de vereniging in de meest ruime zin van het woord. 2010 Huishoudelijk Reglement A.T.C. Slotervaart Pagina 5 van 5
Slotbepaling
Artikel 28 Dit huishoudelijk reglement wordt tezamen met de statuten op de website van de vereniging geplaatst.